terça-feira, 21 de maio de 2013

Simplificando a agenda do trabalho

Não sei se sabem, mas gosto de personalizar as minhas agendas (já falei disso relativamente à minha agenda doméstica). Para além disso, sou fã do papel (talvez pelo prazer de ir riscando as tarefas cumpridas).
 
A agenda do trabalho também foi personalizada por mim. Mas senti que já não respondia às minhas necessidades, pois reunia demasiada informação (os seus 12 separadores nem sempre eram tratados convenientemente).
 
Então o que resolvi fazer? Simplificar.
 
Passei a reunir a informação que pretendia, num simples caderninho. Já estou a utilizar este método há uns mesitos e estou a adorar.
 
Organizei-a da seguinte forma:
- na capa identifico a data em que o caderno tem início, tal como a data de fim;
- na contracapa colei um calendário do ano;
- nas páginas iniciais colei as "folhas mensais" - tratam-se de tabelas que englobam todos os dias de cada mês, onde registo os eventos/lembretes importantes (ex.: reuniões, consultas de medicina no trabalho, passeios dos idosos, prazos de avisos prévios de contratos, etc.);
- no fim do caderninho registo todas as tarefas que tenho de fazer (no início de cada semana faço sempre uma revisão destas tarefas, sublinhando a florescente o que estiver concluído e analisando os pendentes mais urgentes);
- no corpo do caderno escrevo sempre o seguinte:
a) data do dia em questão;
b) tarefas do dia (cujo título sublinho a verde florescente). Estas tarefas são definidas no início do dia e vou colocando um visto à medida que vão sendo concluídas;
c) outros assuntos (cujos títulos sublinho a amarelo florescente). Imaginemos que um dos assuntos era uma reunião de Rede Social. Sublinho o título (que neste caso será mesmo "reunião de Rede Social") e aponto as informações mais pertinentes da reunião. Isto é muito bom, porque antigamente levava folhas soltas e acabava por ter sempre a informação meio dispersa.
 
E pronto, é só isto. Com menos informação, sinto que consigo tratar muito melhor os assuntos.
 
Mas o que eliminei?
- o plano anual - continuo a elaborá-lo, mas já não ando com ele atrás na minha agenda. Opto por consultá-lo mensalmente, listando as tarefas referentes aquele mês no final do meu caderno e os eventos importantes naquilo a que chamo de "folhas mensais";
- "to do list semanal" - quando chego ao trabalho, diariamente registo as tarefas prioritárias para aquele dia. Já não me dá jeito programar toda a semana;
- controle financeiro - basta-me verificar este mapa mensalmente. Logo, também não necessito de andar com ele atrás;
- listagem de contratos - mantenho esta tabela num outro dossier. Isto porque ao estar num separador isolado, acabava por nem sempre a consultar. Assim, optei por introduzir os prazos de aviso prévio dos contratos nas referidas "folhas mensais";
- contactos - tenho os contactos no computador, agenda telefónica, no telefone e telemóvel. Creio que era escusado inclui-la em mais um sítio. E pronto, lá se foi mais um separador.
 
Eliminei ainda outros separadores específicos do meu tipo de trabalho. A verdade é que quando existe informação em excesso, acaba por ser mais difícil trabalhá-la.
 
Após estudar vários métodos, este é o que mais se ajusta a mim neste momento. Até porque a agenda do trabalho anda sempre de um lado para o outro e é mais prático que ocupe pouco espaço. Quanto à agenda doméstica (que fica sempre em casa), por enquanto acho-a adequada. Mas quem sabe um dia não a simplifico também.
 
Foto: Squonk

2 comentários:

  1. Olá Mafalda :)
    Tenho agenda no trabalho e ando com 2 cadernos, um em que aponto os gastos do dia, se os tive, e o outro que serve como agenda em que planifico, quando estou para aí virada, os menus semanais, faço o inventário da dispensa e arca e vou apontando as tarefas diárias. Ecrevo o dia no cimo e depois divido por áreas, trabalho, casa e pessoal. A planificação do dia faço ás vezes no dia anterior ao próprio dia, mas talvez fazê-la quando começa o dia não seja má ideia.
    Também sublinho a florescente e como a Mafalda gosto mais do papel :)
    Beijinhos

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  2. Simplificar, planear ajuda a sermos mais organizada, vou segui o teu exemplo e organizar uma agenda domestica que não tenho, e muitas vezes esqueço-me de determinados compromissos.
    Obrigada pela partilha.
    Espero que estejas bem, mesmo bem!
    Beijinhos

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